TURQUALITY denetimi: bilgi sistemleri bölümü boş duruyorsa
TURQUALITY denetiminin bilgi sistemleri bölümü, çoğu firmada dosyanın en geç dolan kısmıdır. Marka, pazarlama ve finans başlıkları danışmanla birlikte ilerler; sıra sisteme geldiğinde ortaya çıkan tablo genellikle şudur: süreçler fiilen işliyordur ama sistemde izi yoktur, raporlar vardır ama elle üretilmiştir. Bu sayfa, o bölümde tam olarak neyin sorulduğunu ve kanıtın nereden çıktığını anlatıyor.
Tanıdık geldi mi?
- Denetim tarihi belli oldu, bilgi sistemleri bölümüne ne yazacağımızı bilmiyoruz.
- Raporlarımız var ama sistemden çıkmıyor; her ay birileri Excel'de elle hazırlıyor.
- Süreçlerimiz tecrübeyle yürüyor; yazılı bir akış da yok, sistemde bir iz de yok.
- Danışmanımız dosyayı hazırlıyor, ama yazılım tarafını kimse üstlenmiyor.
İşin iç yüzü
Süreç işliyor ama sistemde izi yok
Denetçi tek bir siparişi, üretim emrini ya da satın alma talebini baştan sona takip edebilmek ister: kim başlattı, kim onayladı, ne zaman kapandı. Çoğu firmada bu adımlar gerçekten yapılıyor, ama telefonla ve e-postayla yapılıyor; ERP'de yalnızca en son kayıt görünüyor. Burada kanıt ekran görüntüsü değildir; talebin, onayın, sevkin ve faturanın aynı belge numarası üzerinden birbirine bağlandığı, sistemin kendi kaydından üretilmiş bir akış dökümüdür.
Rapor var, ama kaynağı Excel
Gösterge tablosu düzgündür, fakat veriyi elle giren tek bir kişi vardır ve o kişi izne çıkınca rapor durur. Sorulan şey raporun sayısı değil, aynı raporun aynı veriden bir daha üretilip üretilemediğidir. Kanıt olarak istenen iki şey var: raporun sistemde tanımlı bir sorgudan çalışması ve göstergenin tanımının yazılı olması — 'ciro' ile 'net satış' arasındaki farkı kimin, nerede, hangi formülle tanımladığı sorulur.
Yetkiler tek kullanıcıda toplanmış
Küçük ekiplerde herkesin aynı hesapla girdiği ortak bir kullanıcı yaygındır; veri bütünlüğü ve iz kaydı başlığının en çabuk düştüğü yer burasıdır. Denetçi rol bazlı yetki, ayrılmış görevler (fiyatı giren ile onaylayan aynı kişi olmasın) ve kritik alanlarda değişiklik izi arar. Kanıt: rol-kullanıcı matrisi, fiyat ve stok gibi alanlarda değişiklik günlüğü, bir de işten ayrılan personelin hesabının kapatıldığını gösteren kayıt.
Yedek alınıyor ama geri dönüş hiç denenmemiş
İş sürekliliği başlığında 'yedek alıyoruz' cevabı tek başına yetmez; yedeğin nereye, hangi sıklıkla alındığı, ne kadar saklandığı ve en son ne zaman başarıyla geri yüklendiği sorulur. Sahada en sık gördüğümüz eksik, yedek işinin yıllardır sorunsuz görünmesi ama kimsenin bir kez olsun geri dönüş denemesi yapmamış olmasıdır. Kanıt, tarihli bir geri yükleme testi tutanağı ve kesinti hâlinde kimin ne yapacağını yazan kısa bir devreye alma notudur.
E-belge arşivi dağınık, sistemler birbirine bağlı değil
E-fatura, e-irsaliye ve e-defter tarafında uyum genelde vardır; ama belgeler entegratör panelinde, e-postada ve klasörlerde parça parça durur, bir belge istendiğinde aramak dakikalar sürer. Entegrasyon başlığında ise ERP ile üretim, depo, tartım ve web tarafının konuşup konuşmadığına, aynı verinin iki yere elle girilip girilmediğine bakılır. Kanıt: arşivin tek yerden tarih ve VKN ile aranabilmesi, bir de hangi verinin nereden nereye aktığını gösteren tek sayfalık akış şeması.
Nasıl çalışıyoruz
Mevcut durum tespiti
Sisteminize bağlanıp fiilen ne kaydedildiğine bakıyoruz: hangi modüller kullanılıyor, hangi tablo doluyor, hangi rapor nereden besleniyor, hangi adım sistem dışında yürüyor. Bu bir anket değil, verinin kendisine bakarak yapılan bir tespittir.
Boşluk analizi
Bulunan durumu denetimde sorulan başlıklarla — izlenebilirlik, veri bütünlüğü, raporlama, yetki ve iz, iş sürekliliği, e-dönüşüm, entegrasyon — madde madde karşılaştırıyoruz. Çıktı, 14 maddelik bir olgunluk listesinde her maddenin 'var / kısmen / yok' olarak işaretlenmiş hâlidir.
Önceliklendirme
Her eksik aynı emeği istemez: yetki matrisi ve yedek geri dönüş testi günler alır, süreçlerin sistemde iz bırakması ve raporların taşınması haftalar. Kalan süreye göre denetimde en görünür olanları öne alır, gerisini takvime bağlarız.
Uygulama
Eksikler mevcut ERP'niz üzerinde kapatılır: rol ve yetki düzeni, sistemden çalışan raporlar, onay adımlarının kayda geçmesi, arşivin tek yerde toplanması ve gereken yerde entegrasyon. Yeni bir program satın almanız gerekmez.
Denetim öncesi kanıt dosyası
Yapılan her işi denetçinin isteyeceği biçimde tek dosyada topluyoruz: sistemden üretilmiş dökümler, tarihli test kaydı, rol matrisi ve akış şeması. Dosyayı sunacak olan siz veya danışmanınızsınız; biz arkasındaki kanıtın gerçek olmasını sağlıyoruz.
Kimler için
- Denetim tarihi yaklaşan, TURQUALITY ya da Marka Destek Programı kapsamındaki üretici ve ihracatçı firmalar
- Dosya danışmanlığı almış, ancak bilgi sistemleri maddelerini fiilen kuracak teknik tarafı arayan mali işler ve BT sorumluları
- ERP'si yıllardır kullanılan, fakat raporlaması zamanla Excel'e kaymış firmalar
- Başvurudan önce kendi dijital olgunluğunu dürüstçe ölçmek isteyen yönetimler
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Dosya ve başvuru danışmanlığı yapmıyoruz. Başvuru dosyanızı, harcama beyanlarınızı ve kurum yazışmalarınızı hazırlayan danışmanınızın yerine geçmiyoruz; onun bilgi sistemleri tarafında istediği altyapıyı fiilen kuruyoruz.
- Destek oranı, üst limit, süre ve tarih bilgisi vermiyoruz. Bunlar güncel genelgeyle değişir; bu sayfada tek bir rakam yazmıyoruz, sorunuzu Ticaret Bakanlığı'nın yayımladığı güncel metne veya destek danışmanınıza yönlendiriyoruz.
- Denetimden geçeceğinizi garanti etmiyoruz. Bilgi sistemleri, değerlendirilen başlıklardan yalnızca biridir; bizim sözümüz o başlıkta gösterilecek kanıtın gerçek ve sistemden üretilmiş olmasıdır.
- 'TURQUALITY yazılımı' diye hazır bir paket satmıyoruz. Böyle bir ürün yok; yapılan iş, sizin mevcut sisteminizin eksik kalan yerlerini kapatmaktır.
- Lisans satmıyoruz, bayi değiliz. Dynamics NAV / Business Central, SQL Server ve Power BI tarafında çalışıyoruz; ama lisans ticaretimiz olmadığı için 'bir modül daha alın' demenin bize bir faydası yok.
Sık sorulanlar
Zaten bir TURQUALITY danışmanımızla çalışıyoruz, çakışır mıyız?
Hayır, iki farklı iş. Danışmanınız programın kurallarını, dosyayı ve beyanları yönetir; biz o dosyada bilgi sistemleri başlığına yazılan şeyin sistemde gerçekten karşılığı olmasını sağlarız. En verimli ilerleyiş, danışmanınızın istediği maddeleri bize doğrudan iletmesi, bizim de yapılanı ona kanıt formatında geri vermemizdir. İsterseniz yazışmayı doğrudan onunla yürütürüz, sizi arada mesaj taşımak zorunda bırakmayız.
Denetime kaç ay kala başlamak gerekir?
Rahat çalışılan aralık 3-6 aydır. Yetki matrisi, yedek geri dönüş testi ve arşivin toplanması gibi maddeler birkaç haftada kapanabilir; süreçlerin sistemde iz bırakması, raporların Excel'den sisteme taşınması ve entegrasyon işleri ay ölçeğindedir. Bir ay kala da geliriz, ama o zaman öncelik listesi kısalır ve bazı maddeler 'yapıldı' yerine 'planlandı' olarak kalır. Bunu baştan söyler, sonra sürpriz yapmayız.
Mevcut ERP'miz yeterli mi, yeni sistem mi almalıyız?
Çoğu durumda mevcut sistem yeterlidir; sorun genelde sistemin kendisinde değil, hiç açılmamış modüllerde ve sistem dışına taşmış süreçlerdedir. Bunu tespit aşamasında tahmin ederek değil veriye bakarak söyleriz: hangi tablo doluyor, hangisi boş duruyor, rapor nereden besleniyor. Gerçekten yetersiz olduğu durumda da açıkça söyleriz. Ancak yeni ERP kararı denetim takvimine sıkıştırılacak bir karar değildir; ikisini ayırmanızı öneririz.
KOSGEB veya diğer desteklerle birlikte kullanılabilir mi?
Destek programlarının bir arada kullanılıp kullanılamayacağı mevzuat konusudur ve dönemsel olarak değişir; bu konuda kesin cevap ya da oran vermeyi doğru bulmuyoruz. Doğru muhatap destek danışmanınız veya ilgili kurumun güncel genelgesidir. Bizim tarafımızdaki tek pratik nokta şu: yaptığımız işi kalem kalem, tarihli ve içeriği belli biçimde belgeleriz. Hangi destek kapsamında beyan edileceğine siz ve danışmanınız karar verirsiniz.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →