Cari Mutabakat Programı ve yaşlandırma raporu: ERP'nizden alamadığınız rapor
Cari mutabakat programı arayan çoğu firma aslında tek bir şeyin peşinde: dönem sonunda kimin ne kadar borçlu olduğunu tartışmasız gösteren, karşı tarafa gönderilebilen ve cevabı takip edilebilen bir liste. Biz hazır paket satmıyoruz; mevcut ERP'nizdeki veriyi doğru okuyup mutabakat ve yaşlandırma düzenini sizin muhasebe pratiğinize göre kuruyoruz. Yirmi beş yıldır aynı işi yapıyoruz.
Tanıdık geldi mi?
- Mutabakat mektuplarını her dönem sonunda Excel'den tek tek hazırlayıp elle e-postalıyoruz; iki kişinin üç günü buna gidiyor.
- Kime gönderdik, kim cevap verdi, kim vermedi belli değil; takip birinin kafasında ya da dağınık bir klasörde duruyor.
- Yaşlandırma raporu her çekilişte farklı çıkıyor. Muhasebe bir rakam söylüyor, satış başka bir rakam söylüyor, ikisi de kendi raporunu gösteriyor.
- Vadesi üç ay geçmiş alacağı, müşteriyi bambaşka bir sebeple aradığımızda fark ediyoruz.
İşin iç yüzü
Kapatılmamış ve yanlış kapatılmış hareketler
Yaşlandırma, faturayı tahsilatla eşleştirme yani kapatma mantığı üzerine kurulur. Kapatılmamış bir tahsilat, toplam bakiye doğru olsa bile faturayı olduğu yaşta bırakır; genel toplam tutar ama 90+ gün kolonu şişer. Yanlış kapatma daha sinsidir: ödeme eski faturaya değil yeni faturaya bağlanmıştır ve rapor durumun tam tersini gösterir. İlk baktığımız yer burasıdır.
Avansların ve mahsupların yaşlandırmaya karışması
Alınan avansın vadesi yoktur, çünkü karşılığında henüz fatura kesilmemiştir. Buna rağmen çoğu standart rapor avansı kayıt tarihine göre bir yaş kutusuna atar ve müşteri vadesi geçmiş borçlu gibi görünür. Aynı durum cari hesaplar arası mahsuplaşmalarda da yaşanır. Bu kalemleri yaşlandırma kutularının dışına alıp ayrı bir sütunda göstermek gerekir.
Hangi kurun kullanıldığının yazmaması
Dövizli bakiyede üç farklı doğru vardır: işlem günü kuru, rapor günü kuru ve dönem kapanış kuru. Hangisinin kullanıldığı raporun üstünde yazmıyorsa, aynı raporu iki gün üst üste çekmek iki farklı sonuç verir. Rapor tutmuyor şikâyetlerinin önemli bir kısmı buradan çıkar. Biz kuru rapora parametre yapar, seçilen kuru başlığa basarız.
İade faturaları ve alacak dekontlarının vadesi
İade faturası ile alacak dekontu çoğu sistemde ya vadesiz doğar ya da kesim tarihi vade sayılır. Ters bakiyeli bu kalemler, ilişkili oldukları satış faturasıyla eşleşmediğinde yaşlandırmanın en eski kutusuna oturur ve tabloyu negatif rakamlarla kirletir. Doğrusu iadeyi kaynak faturaya bağlamak ve ikisini aynı yaş kutusunda netleştirmektir.
Çek ve senet portföyünün nereye sayıldığı
Müşteri çek verdiğinde alacak kapanmış mı sayılacak, yoksa çek tahsil edilene kadar açık mı kalacak? İki uygulama da savunulabilir. Asıl sorun, aynı firmada iki farklı raporun iki farklı kabulle çalışmasıdır. Portföydeki, bankada tahsildeki ve karşılıksız çıkan çekleri ayırır, hangisinin bakiyeden düşüldüğünü tek bir yerde tanımlarız.
Nasıl çalışıyoruz
Vade tarihinin kaynağını sabitliyoruz
Vade; fatura tarihi artı ödeme koşulu mu, belgeye elle girilen tarih mi, yoksa sipariş üzerindeki anlaşma mı? Sizde hangi alanın gerçekten dolu olduğunu ölçer, tek bir kaynağı kanonik ilan eder, o alanı boş kalan kayıtları ayrı liste olarak veririz.
Açık kalemleri ve kapatma mantığını düzeltiyoruz
Fatura-tahsilat eşleşmelerini baştan sona tarar; kapatılmamış, çift kapatılmış ve yanlış belgeye bağlanmış kalemleri raporlarız. Bu liste sizde kalır, düzeltmeyi kendi muhasebeniz yapar; verinizi sizin onayınız olmadan değiştirmeyiz.
Yaşlandırmayı kuruyoruz
0-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gün kırılımı; vadesi gelmemiş bakiye ayrı sütunda, avans ve mahsuplar ayrı sütunda. Grup şirketleri tek satırda konsolide edilir, istendiğinde şirket bazında açılır. Rapor hem TL hem orijinal döviz cinsinden çıkar.
Mutabakat mektubunu üretiyoruz
Dönem seçilir, mektuplar sizin kurumsal şablonunuzla toplu üretilir; her mektupta bakiye, kesim tarihi ve tercihe bağlı olarak hareket dökümü bulunur. Üretilen mektuplar önce ekranda listelenir, gönderim ayrı ve bilinçli bir onay adımıdır.
Gönderimi ve cevabı takip ediyoruz
Kime, ne zaman, hangi adrese gittiği kaydedilir; belirlediğiniz gün sayısında cevap gelmeyene hatırlatma çıkar. Gelen cevaplar mutabık ya da mutabık değil olarak işaretlenir, mutabık olmayanların fark tutarı ve muhtemel sebebi ayrı bir listeye düşer.
Yönetim panosunu bağlıyoruz
Vade bazlı alacak dağılımı, en riskli 20 müşteri, ortalama tahsilat süresi ve dönemler arası tahsilat performansı tek ekranda toplanır. İsterseniz Power BI tarafına, isterseniz WhatsApp üzerinden sorulabilen bir ATLAS raporuna bağlarız.
Kimler için
- Dönem sonu mutabakatını elle yürüten ve her seferinde aynı üç günü kaybeden mali işler ve muhasebe ekipleri.
- Hangi alacağın kaç gündür beklediğini ERP'sinden net göremeyen finans ve tahsilat sorumluları.
- Bağımsız denetime ya da TURQUALITY gibi bir denetime girecek, mutabakat kaydını belgelemesi gereken şirketler.
- Cari sayısı yüzlerle ifade edilen, dövizli çalışan ve grup şirketi yapısı olan üretici firmalar.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Hukuki takip, icra ve tahsilat hizmeti vermiyoruz. Alacağınızı görünür kılarız, tahsilatı sizin adınıza yapmayız.
- Hiçbir mutabakat mektubu sizin onayınız olmadan gönderilmez. Toplu gönderim ancak siz açıkça açtığınızda ve onay adımıyla çalışır.
- Muhasebe kayıtlarınızı biz düzeltmiyoruz. Yanlış kapatılmış hareketi buluruz, düzeltmeyi kendi ekibiniz kendi yetkisiyle yapar.
- ERP lisansı satmıyoruz, bayi değiliz. Mevcut sisteminizi değiştirmeye çalışmadan onun üstünde çalışırız.
- Kredi limiti, risk skoru veya sigorta teminatı üretmiyoruz; bunlar sizin finansal karar alanınıza girer.
Sık sorulanlar
BA/BS mutabakatı da yapıyor musunuz?
Evet, aynı altyapıda yürüyor ama iki ayrı iştir. Cari mutabakat bakiye üzerinden çalışır; BA/BS mutabakatı ay içindeki alım-satım toplamları üzerinden çalışır ve karşı tarafın beyanıyla karşılaştırılır. İkisini aynı ekranda tutar, aynı cariye ait iki mutabakatı yan yana gösteririz. Beyan dosyalarını GİB'e biz göndermeyiz, hazırlar size veririz.
E-postalar kendi alan adımızdan mı gidiyor?
Evet. Gönderim sizin kurumsal e-posta altyapınız üzerinden yapılır, mektupta sizin logonuz ve imzanız olur. Teslimat sorunu yaşanırsa SPF, DKIM ve ters DNS kayıtlarına bakarız; bu ayarlar eksik olduğunda mektuplar spam klasörüne düşer ve sorun programın değil alan adı yapılandırmasının sorunudur. Bu tarafı da biz kurabiliriz.
Hangi ERP'lerden veri okuyabiliyorsunuz?
En rahat olduğumuz yer Microsoft Dynamics NAV ve Business Central. SQL Server üzerinde çalışan diğer sistemlerde de veritabanına okuma erişimi verildiği sürece çalışırız; Logo, Netsis, Akınsoft gibi yaygın paketler bu gruba girer. Erişim verilemiyorsa gecelik dışa aktarılan bir dosya üzerinden de yürütürüz. İlk iş her zaman, sizin sisteminizde cari hareketin hangi tabloda ve hangi alanlarda tutulduğunu çıkarmaktır.
Dövizli bakiyeler nasıl gösteriliyor?
Her satır hem orijinal döviz cinsiyle hem TL karşılığıyla çıkar ve TL karşılığının hangi kurla hesaplandığı raporun başlığında yazar. Mutabakat mektubunda karşı tarafa genelde kendi para biriminde bakiye gönderilir, çünkü onun kaydı da o para birimindedir. Kur farkından doğan sapmalar ayrı satırda gösterilir, bakiye farkı gibi görünmez.
Yeni rapor mevcut raporumuzla tutmazsa ne oluyor?
Fark bulunana kadar durmuyoruz. Yeni raporu doğru kabul edip eskisini gömmüyoruz; iki rapor arasındaki kalemleri tek tek karşılaştırıp farkın nereden geldiğini yazılı olarak veriyoruz. Çoğu durumda fark, iki raporun vade ya da kapatma tanımının farklı olmasından çıkıyor. Hangi tanımın doğru olduğuna sizin muhasebeniz karar verir, biz o tanımı sabitleriz.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →