WhatsApp Yapay Zekâ Entegrasyonu: rakamı sormak için ekran açmak gerekmesin
WhatsApp yapay zekâ entegrasyonu dediğimiz şey basit: çalışanınız bildiği yerden, telefonundaki sohbet penceresinden sorusunu yazıyor, cevabı sizin kendi sisteminizden geliyor. Yeni ekran yok, kullanıcı eğitimi yok, ek lisans yok. Bu hattı hazır bir sohbet robotuyla değil, sizin ERP'nizi ve terimlerinizi öğrenen ATLAS ile kuruyoruz. Cevabın doğruluğu arkasındaki sorgunun doğruluğu kadardır; işin asıl ağırlığı da orada.
Tanıdık geldi mi?
- Rakamı öğrenmek için bilgisayar başına oturmam gerekiyor; yoldayken ya da toplantıdayken bakamıyorum.
- Sahadaki satışçı stok soracağı zaman ofisi arıyor, ofiste biri işini bırakıp bakıyor.
- Akşam yediden sonra ya da hafta sonu rapor isteyemiyorum, sistemi açacak kimse yok.
- Aynı raporu her hafta biri elle hazırlıyor; o kişi izne çıkınca rapor da duruyor.
İşin iç yüzü
Karıştırılan iki ayrı entegrasyon var
Birincisi dışa dönük hat: müşteriden gelen mesaja cevap veren, sipariş durumu ve kargo sorularını karşılayan müşteri hizmetleri kurgusu. İkincisi içe dönük kurumsal hat: kendi ekibinizin ERP'deki rakamı sorduğu hat. Biz asıl ikincisini kuruyoruz, çünkü zor kısım mesajlaşmak değil, doğru rakamı üretmek.
Zor olan WhatsApp tarafı değil, veri tarafı
Mesaj alıp göndermek standart bir iştir; o kısım kısa sürede kurulur. Asıl iş, "dün ciro ne oldu" cümlesini sizin veritabanınızda doğru sorguya çevirmektir: hangi tarih alanı esas alınacak, iadeler düşülecek mi, KDV dahil mi, hangi şirket. Bu sorular her firmada farklı cevaplanır; hazır paketlerin tökezlediği yer tam burasıdır.
Herkes her şeyi soramaz
Kurumsal hattın ilk günden çözmesi gereken konu yetkidir: kim hangi veriyi görebilir. Yetkiyi numara bazında tanımlıyoruz; satış temsilcisi kendi müşterisinin bakiyesini görür, üretim tarafı maliyet detayına giremez, maaş ve özlük verisi hattan hiç kimseye açılmaz. Bu liste sizde durur, biz kendi başımıza değiştirmeyiz.
Cevap "anında" değil, sırayla gelir
Mesajlar tek sıra hâlinde işlenir; sistem bir soruyu bitirmeden diğerine geçmez. Basit sorularda cevap genelde yarım dakika ile birkaç dakika arasında döner, ağır bir rapor sorulduğunda süre uzar. "Saniyesinde cevap" diye bir vaat vermiyoruz; yoğun saatte kuyruk oluşur ve bunu baştan söylüyoruz.
Pratikte yazışma böyle görünür
Sabah "dün ciro ne oldu" yazılır, gün sonu satışı geçen yılın aynı günüyle birlikte döner. Sahadan "şu maddeden kaç kilo var" sorulur, depoyu arama ihtiyacı kalkar; muhasebe "X firmasının bakiyesi" der, vadesi geçmiş tutar da eklenir. Üretimden "bu ay kaç ton mamul çıktı", finanstan "bu hafta ne kadar tahsilat girdi" aynı hattan sorulur ve hepsi tek kaynaktan, sizin sisteminizden gelir.
Nasıl çalışıyoruz
Önce soruları topluyoruz
İki üç hafta boyunca ofise telefonla, mesajla gelen soruları not ediyoruz. Genelde ortaya tekrar eden on beş yirmi soru çıkar; hattın işi bu listenin üzerine kurulur, tahmine göre değil.
Sorguyu sizin sisteminizde yazıp doğruluyoruz
Her soru için sorgu yazılır ve sonucu mevcut raporunuzla karşılaştırılır. Rakam birebir tutmuyorsa hattı açmıyoruz; farkın sebebi bulunana kadar o soru listede beklemede kalır.
Kim ne sorabilir, yazılı hâle getiriliyor
Numara listesi ve her numaranın görebileceği veri tek bir belgede toplanır, sizin onayınızdan geçer. Sonradan kişi eklemek ya da yetki daraltmak bu belgeyi güncellemekle olur.
Hat kuruluyor, kayıtlı numara doğrulaması açılıyor
Gelen her mesajın numarası listeyle karşılaştırılır; listede yoksa cevap üretilmez ve kayda geçer. Giden mesaj da aynı kapıdan geçer, listede olmayan numaraya gönderim teknik olarak engellenir.
Dar kadroyla deneme dönemi
Dört beş kişiyle iki üç hafta gerçek kullanım yapılır. Yanlış anlaşılan cümleler ve eksik dönen cevaplar toplanır, sorgular düzeltilir; hat ancak bu tur tamamlandıktan sonra ekibin geneline açılır.
Genişletme ve bakım
Yeni soru eklemek çoğu zaman yeni bir sorgu yazmak demektir, birkaç gün sürer. ERP tarafında alan, rapor ya da hesap planı değiştiğinde sorguları biz güncelliyoruz; bu bakım işi sözleşmenin parçasıdır.
Kimler için
- Sahada çalışan satış ekibi olan, stok ve fiyat sorusu için sürekli ofis aranan üretici firmalar
- ERP'si olan ama kullanıcıların çoğu ERP ekranını hiç açmayan şirketler
- Günlük ciro, tahsilat ve bakiye takibini mesai saatine sıkıştırmak istemeyen mali işler yöneticileri
- Aynı raporu her hafta elle hazırlayan, hazırlayan kişiye bağımlı kalmış ekipler
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Toplu pazarlama, kampanya ve duyuru mesajı göndermiyoruz. Sizin adınıza müşteri listesine mesaj atan bir yapı kurmuyoruz.
- Satın alınmış ya da internetten toplanmış listelere izinsiz mesaj atmıyoruz. Kendi denemelerimizde bunun sonu numaranın kısıtlanması oldu; hattınızı bu riske sokmayı teklif etmiyoruz.
- Kayıtlı olmayan numaraya cevap bile vermiyoruz. Bilinmeyen numaradan gelen mesaj yanıtsız kalır ve size bildirilir.
- WhatsApp'tan onaysız veri değiştirilmesine izin vermiyoruz. Sipariş, fiyat ya da stok güncellemesi gibi yazma işlemleri ayrıca tanımlanır, onay ve parola şartına bağlanır.
- Menü tabanlı klasik chatbot ("1'e basın, 2'ye basın") kurmuyoruz. O ayrı bir iş ve bizim yaptığımız işle karıştırılmaması gerekiyor.
Sık sorulanlar
WhatsApp Business hesabı şart mı?
Şirket adına ayrılmış bir numara şart; kimsenin kişisel telefonu üzerinden kurmuyoruz. İşletme hesabı zorunlu değil ama öneriyoruz, çünkü kuralları daha nettir ve hattın kalıcılığı artar. Sizin kullanım hacminizi konuşup iki yolun farkını yazılı veriyoruz, kararı siz veriyorsunuz.
Mesajlar ve veriler nerede saklanıyor?
Kurulum kendi sunucunuzda yapılır; sorulan soru ve verilen cevap orada kayda geçer, böylece kim ne sordu sonradan denetlenebilir. Veritabanınızın kendisi hiçbir yere kopyalanmaz. Dışarı çıkan tek şey, sorunun cevabı olan mesaj metnidir.
Personel her şeyi sorabilir mi?
Hayır. Her numaranın görebileceği veri önceden tanımlanır ve yetkisi dışındaki soruya cevap yerine kısa bir ret döner. Maaş, bordro ve özlük bilgisi kimseye açılmaz; bu, yetki listesinden bağımsız kesin bir sınırdır.
Mesai dışında çalışır mı?
Evet, hat gece ve hafta sonu açık kalabilir; cevabı üreten insan değil, sorgu. İsterseniz belirli saatler dışında yalnız belirli kişilere açık kalacak şekilde daraltılır. Tek gerçek kesinti ERP sunucunuza erişimin kopmasıdır; o durumda hat "şu an sisteme ulaşamıyorum" der, tahmin yürütmez.
Yanlış kişiye mesaj gitme riski var mı?
Üzerinde en çok durduğumuz konu bu. Gönderim yalnız kayıtlı numaralara yapılır ve kontrol koda gömülüdür, "dikkat ederiz" demiyoruz. Alıcının adı ve numarası her gönderimde listeden yeniden okunur, hafızadan ya da benzerlikten yazılmaz.
WhatsApp'tan veri değiştirebilir miyiz?
Varsayılan olarak hayır; hat okuma amaçlıdır. Yazma açılacaksa kimin hangi işlemi hangi onayla yapabileceği tek tek tanımlanır. Her yazma işleminden önce yedek alınır ve parola doğrulaması istenir; onay yoksa işlem yapılmaz.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →