Power BI Danışmanlık: her rapor Excel'de bitiyor, ay sonu üç gün sürüyor
Power BI danışmanlık işi bizde panoyla değil, o panonun altındaki veriyle başlar. Çünkü çoğu firmada asıl sıkıntı grafiklerin sade olmaması değil; rakamın her ay elle toplanması, bir kişinin bilgisayarında durması ve iki bölümün aynı ayda farklı sonuç söylemesidir. Önce bunu düzeltiriz, pano sonra gelir. 25 yıldır ERP ve SQL tarafında çalışan küçük bir ekibiz.
Tanıdık geldi mi?
- Aynı tabloyu her ay baştan elden geçiriyoruz; ay sonu kapanışı üç günümüzü alıyor.
- Raporu hazırlayan arkadaş izne çıkınca rapor duruyor, yerine kimse bakamıyor.
- Satış bir rakam söylüyor, muhasebe başka rakam söylüyor; aynı ayın cirosu iki yerde farklı çıkıyor.
- Panoyu kuran kişi ayrıldı; dosya duruyor ama içine kimse dokunamıyor.
İşin iç yüzü
Sorun Excel değil, verinin elle toplanması
Excel'i suçlamak kolay, ama asıl mesele şu: rakam ERP'den, üretim takibinden, banka ekstresinden ve birkaç ara dosyadan elle bir araya getiriliyor. Elle yapılan her adım hem bir hata ihtimali hem de bir kişiye bağımlılık noktasıdır. Aynı iş Power BI içinde de elle yapılırsa, sonuçta yalnızca daha renkli bir Excel'iniz olur.
Panodan önce gelen katman: veri modeli
Panonun düzgün görünmesinden önce dört şeyin oturması gerekir: veri hangi kaynaktan ve hangi tablodan gelecek, tablolar birbirine hangi anahtarla bağlanacak, yenileme ne sıklıkta çalışacak, kim hangi satırı görecek. Bu katman kurulmadan yapılan pano ilk ciddi itirazda çöker. Biz işe buradan başlarız, görselden değil.
Ölçü sözlüğü: ciro herkes için aynı şey değil
Ciro iadeyi içeriyor mu, hangi belge tipi sayılıyor, iptal edilen fatura hangi aya düşüyor, grup içi satış dahil mi? Bunlar yazılı değilse iki bölümün rakamı ister istemez ayrışır. Her ölçüyü tek cümlelik bir tanımla yazıya döker ve o tanımı panonun içinde görünür tutarız; böylece rakam tartışması tanım tartışmasına döner ve bir kez çözülür.
Rakam neden tutmuyor: çift sayma ve boş dönen alanlar
En sık görülen iki teknik sebep var. Birincisi, iki tablo birleştirilirken bir taraftaki çoklu satır diğer tarafın tutarını kopyalar ve toplam sessizce şişer. İkincisi, ERP ekranında dolu görünen bazı alanlar veritabanında fiziksel olarak durmaz, ekranda hesaplanır; ham sorguda boş gelir, rapor da bunu veri yokluğu sanır. İkisi de hata mesajı vermeden yanlış üretir, bu yüzden aylarca fark edilmez.
Dönem, devir ve kur seçimi
Bir raporun ocak ayı, diğerinin ocak ayıyla aynı olmayabilir: biri belge tarihine, diğeri kayıt tarihine bakıyordur. Devir kayıtları da tarihe göre süzülünce bir raporda görünüp diğerinde kaybolur. Dövizli satışta hangi kurun kullanıldığı, belge günü mü tahsilat günü mü olduğu yazılı değilse aynı ay iki farklı ciro üretir.
Nasıl çalışıyoruz
Kaynakları ve ölçüleri çıkarırız
Hangi rapor kimin işine yarıyor, rakam bugün nereden geliyor, hangi adım elle yapılıyor; bunları masa başında değil yerinde tespit ederiz. Çıktısı kısa bir kaynak listesi ve ölçü sözlüğü taslağıdır.
Veri modelini ve yenileme takvimini kurarız
Kaynaklar doğrudan ERP veritabanına ya da bunun için hazırladığımız görünümlere bağlanır, tablolar anahtarlarıyla ilişkilendirilir. Yenileme sıklığını verinin kendi ritmine göre belirleriz; her rapor gerçek zamanlı olmak zorunda değildir.
Mevcut raporla mutabakat yaparız
Yeni pano, firmanın bugün kullandığı rapor ya da mali tabloyla bire bir tutturulur. Tutmuyorsa hata bizdedir; sebebini bulmadan panoyu teslim etmeyiz.
Panoları sırayla yayına alırız
Önce yönetim özeti gelir: ciro, tahsilat, açık sipariş ve stok tek ekranda. Ardından ihtiyaca göre satış ve tahsilat, üretim ve fire, stok ve devir hızı, nakit görünümü panoları eklenir; her biri belli bir sorumlunun somut sorusunu cevaplar.
Dağıtımı kullanıcının alışkanlığına göre kurarız
Excel'e ihtiyaç duyan kullanıcı için dışa aktarım açık kalır, kimseye yeni ekran ezberletmeyiz. Telefonda açılmayan Excel eki yerine aynı raporu, yetkili kişinin bağlantıyla açtığı bir web sayfası olarak da yayınlayabiliriz.
Yetkiyi ayarlar ve işi devrederiz
Satır seviyesi yetkiyle her temsilci kendi müşterisini, her müdür kendi bölümünü görür. Model ve ölçüler yazılı teslim edilir; panoyu kendi ekibiniz sürdürebilsin diye eğitim ve dokümantasyon işin parçasıdır.
Kimler için
- Ay sonu kapanış raporu hâlâ elle toplanan ve bu iş birkaç gün süren üretim firmaları.
- Aynı dönemin cirosu satış, muhasebe ve yönetim tarafında farklı çıkan şirketler.
- Dynamics NAV, Business Central veya SQL Server üzerinde çalışan, verisi zaten sistemde ama raporu sistemin dışında olan firmalar.
- Power BI lisansını almış, ancak panoyu kuracak veya kurulanı sürdürecek kişisi olmayan mali işler ekipleri.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Microsoft lisansı satmıyoruz. Power BI, SQL Server veya Business Central lisanslarınızı mevcut iş ortağınızdan alırsınız; biz bayi değiliz, bu yüzden lisans tavsiyemizde çıkarımız yok.
- Pano güzel dursun diye rakam yuvarlamıyoruz. Bir kalem tutmuyorsa yaklaşık deyip geçmeyiz; sebebini bulur, bulamazsak bulamadığımızı yazarız.
- Mali tablo denetimi yapmıyoruz. Rakamı sisteminizden olduğu gibi getiririz; kurumsal doğruluk onayı mali müşavirinizde ve denetçinizdedir.
- Veri kalitesini sihirle düzeltmiyoruz. Sisteme yanlış girilmiş bir kayıt panoda da yanlış görünür; yapabildiğimiz, yanlışın nerede olduğunu görünür kılmaktır.
- Yüzlerce panodan oluşan hazır paket satmıyoruz. Kullanılmayan pano bakım yüküdür; gerçekten bakılan az sayıda ekran kurar, gerisini açmayız.
Sık sorulanlar
Power BI lisansı almadan da olur mu?
Panoyu birkaç kişi görecekse ücretsiz sürüm ve masaüstü uygulama çoğu zaman yeterlidir. Paylaşım, otomatik yenileme ve satır seviyesi yetki gerekiyorsa kullanıcı başına lisans ya da kapasite gerekir. Hangi senaryonun size uyduğunu ilk görüşmede netleştirir, lisansı kendi iş ortağınızdan almanızı söyleriz.
Verimiz buluta çıkmak zorunda mı?
Hayır. Model şirket içinde, kendi sunucunuzda çalışabilir ve rapor şirket ağı içinde yayınlanabilir. Bulut tarafını yalnızca dışarıdan erişim veya mobil kullanım gerçekten gerekiyorsa, hangi verinin dışarı çıkacağı yazılı olarak belirlendikten sonra kurarız.
Mevcut Excel raporlarımız kaybolur mu?
Kaybolmaz. Excel'i kaldırmıyoruz, Excel'i elle doldurma adımını kaldırıyoruz. Aynı tablo panodan Excel olarak indirilebilir; yıllardır kullandığınız formatı isterseniz birebir üretiriz. Amaç kullanıcının alışkanlığını değiştirmek değil, verinin oraya elle taşınmasını bitirmektir.
Rapor kaç saatte bir yenilenir?
Verinin kendi ritmine bakarız. Ciro ve tahsilat için gecelik tek yenileme çoğu firmada yeterlidir; üretim ve fire takibinde vardiya sonu veya saatlik yenileme anlamlı olur. Yenilemeyi sıklaştırmanın bedeli sunucu yüküdür, bu yüzden her rapor canlı olsun demeyiz.
Panoyu kendimiz güncelleyebilir miyiz?
Evet, hedef zaten budur. Model ve ölçüler yazılı teslim edilir; ekibinizden bir iki kişiye yeni görsel ekleme, filtre ve ölçü düzenleme eğitimi veririz. Veri modelinin yapısını ilgilendiren değişikliklerde bize dönersiniz, ancak günlük kullanım için bize bağımlı kalmanız gerekmez.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →