e-Fatura Özel Entegratör Değişikliği: çıkmak istiyorsunuz ama geçmiş faturalarınız orada
e-Fatura özel entegratör değişikliği çoğu firmada bir memnuniyetsizlikle başlar, bir soruyla durur: geçmiş faturalarımız ne olacak? Bu sayfada üç yolu da karşılaştırıyoruz — mevcut sağlayıcıyla devam, başka bir entegratöre taşınma ve belgeyi kendi sisteminizden üretme. Her yolun altyapısını, süresini, bakım yükünü ve kimin için uygun olmadığını yazdık. Anlattığımız teori değil; bu sistemi kendi UBL-TR üretimimizle fiilen kurup çalıştırdık.
Tanıdık geldi mi?
- Fatura tasarımında tek bir satır değiştirmek için sıraya giriyoruz, iki hafta sonra geliyor.
- Belge başına ücretlendiriliyoruz; hacim büyüdükçe fatura kesmenin maliyeti de büyüdü.
- Sistemleri düştüğünde biz fatura kesemiyoruz, destek talebine üç gün sonra dönüyorlar.
- Çıkmak istiyoruz ama geçmiş faturalarımızın tamamı onların sunucusunda duruyor.
İşin iç yüzü
Yol 1 — Mevcut entegratörle devam etmek
Aylık ya da belge başına ödersiniz; gönderim altyapısını ayakta tutmak ve mevzuat değişikliklerini takip etmek onların işidir, sizin tarafınızda teknik ekip gerekmez. Bedeli iki yerde çıkar: hacim büyüdükçe belge başına maliyet doğrusal büyür ve tasarım, alan ekleme, özel senaryo gibi her talep onların iş kuyruğuna girer. Aylık belge adedi düşük olan ve ERP tarafında özel bir ihtiyacı bulunmayan firmalar için bu hâlâ en ucuz ve en doğru yoldur; bunu açıkça söylüyoruz.
Yol 2 — Başka bir entegratöre geçmek
Geçiş sanıldığı kadar bir taşıma işi değildir: GİB tarafındaki kaydınızda etiketiniz değişir, ERP ile sağlayıcı arasındaki bağlantı sıfırdan kurulur, belge tasarımları yeni sağlayıcının şablon yapısına yeniden aktarılır. Geçmiş belgeler kendiliğinden gelmez; eski sağlayıcıdan imzalı XML ve görüntü olarak indirilip sizin ortamınızda saklanması gerekir. Asıl şikâyetiniz fiyatsa bu yol mantıklıdır; esneklik ve bekleme süresiyse çoğu zaman aynı derdi biraz daha ucuza yaşamış olursunuz.
Yol 3 — Belgeyi kendi sisteminizden üretmek
Bu yolda fatura, ERP verinizden doğrudan UBL-TR biçiminde üretilir, mali mührünüzle mühürlenir ve zarflanarak gönderilir. Kazanç net: belge tasarımı, alan içeriği ve ek kolonlar tamamen sizin kontrolünüze geçer, belge başına ücret ortadan kalkar. Bedeli de net: doğrudan entegrasyon için GİB'in başvuru ve teknik yeterlilik şartlarını karşılamanız, sistemi kesintisiz ayakta tutmanız ve mevzuat güncellemelerini kendiniz takip etmeniz gerekir. Ara bir basamak da vardır — belgeyi siz üretir, taşıma işini entegratöre bırakırsınız; tasarım kontrolü size geçer, gönderim sorumluluğu onlarda kalır.
e-Arşiv, e-Fatura'nın bir modu değil; ayrı bir kanaldır
Alıcı GİB sisteminde kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısıysa belge zarflanıp doğrudan ona iletilir; kayıtlı değilse belge e-Arşiv olarak düzenlenir, alıcıya elektronik ortamda gönderilir ve GİB'e ayrı bir raporlama akışıyla bildirilir. İki kanalın tablosu, uç noktası ve metodu ayrıdır. Bunu tek akış sanan kurulumlarda hata çoğu zaman gönderim anında değil gün sonu raporlamasında görünür — o noktada belge çoktan kesilmiştir ve düzeltmesi elle yapılır.
Kimsenin sormadığı kısım: iade, iptal ve belge tasarımı
Kurulumlar genellikle düz satış faturası senaryosuyla test edilir; iade faturası, iptal ve itiraz akışı, tasarımdaki sektöre özel alanlar sonraya bırakılır. Oysa günlük işi tıkayan tam olarak bunlardır: iade belgesindeki referans kurgusu, e-Arşiv iptalinin e-Fatura iptalinden farklı işlemesi, e-İrsaliyede ambalaj ve kap bilgisi gibi kendi sevkiyatınıza ait kolonlar. Belge tasarımı sizin tarafınızdaysa böyle bir alanı eklemek kendi iş sıranıza bağlıdır; entegratördeyse onların iş sırasına.
Nasıl çalışıyoruz
Mevcut durumun envanteri
Hangi belge tiplerini kullandığınızı, aylık adetlerinizi, faturanın ERP içinde nasıl oluştuğunu ve entegratör sözleşmenizdeki fesih ile arşiv maddelerini birlikte çıkarırız. Bu envanter olmadan verilen her süre ve maliyet tahmini tahminden ibarettir.
Üç yolun yan yana maliyetlendirilmesi
Kendi rakamlarınızla üç senaryoyu da hesaplarız: belge başına ödemenin yıllık tutarı, entegratör değiştirmenin kurulum yükü, doğrudan üretimin geliştirme artı bakım maliyeti. Sonuç mevcut sağlayıcıda kalmak yönünde çıkarsa onu da aynı netlikle yazarız.
Arşivin devri ve numara sürekliliği
Eski sağlayıcıdaki belgelerin imzalı XML'i ve görüntüsü indirilip kendi ortamınıza alınır. ERP numara serisiyle belge numaralarının kesintisiz devam etmesi ve etiket değişikliğinin doğru anda yapılması aynı plan içinde yürütülür.
Test ortamında uçtan uca deneme
Satış faturası, iade, iptal ve itiraz, e-Arşiv ve varsa e-İrsaliye senaryolarının tamamı test ortamında baştan sona çalıştırılır. Yalnız düz satış faturasıyla yapılan testler canlıdaki ilk iade belgesinde takılır.
Paralel dönem
Belirlenen bir süre boyunca yeni yol canlıda çalışırken eski yol kapatılmadan bekletilir. Bu dönemde günlük mutabakat yapılır: kesilen belge sayısı, GİB tarafına ulaşan belge sayısı ve muhasebe kaydı üçünün birden tutması beklenir.
Devir günü ve geri dönüş planı
Geçiş belirli bir gün ve saate bağlanır; kimin ne yapacağı, hangi noktada durulacağı ve sorun çıkarsa eski yola nasıl dönüleceği önceden yazılır. Devir günü doğaçlama yapılmaz.
Kimler için
- Aylık belge adedi yüksek, belge başına ücretin ciddi bir gider kalemine dönüştüğü üretim ve toptan satış firmaları.
- Fatura ve irsaliye tasarımında kendi sektörüne ait alanlara ihtiyaç duyan, her küçük değişiklik için sağlayıcı kuyruğunda beklemek istemeyen firmalar.
- Dynamics NAV, Business Central veya SQL Server tabanlı bir ERP kullanan ve belgeyi zaten sistem içinde üreten firmalar.
- Entegratörle devam etmeye karar verse bile önce üç yolun maliyetini kendi rakamlarıyla yan yana görmek isteyen mali işler yöneticileri.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Özel entegratör değiliz, entegratörlük bayiliği yapmıyoruz, size e-fatura programı lisansı satmıyoruz. Bu sayfadan herhangi bir sağlayıcıya yönlendirme geliri elde etmiyoruz.
- Belgeyi GİB'e biz göndermiyoruz. Sistem belgeyi hazırlar; gönderme kararı ve resmî sorumluluk daima kurumda kalır.
- Mali mühür sizin kontrolünüzdeki donanımda durur. Ne sertifikanın kopyası ne de parolası bizde bulunur.
- Mali müşavirlik ve mevzuat danışmanlığı vermiyoruz. Mevzuata dair her cümleyi güncel GİB kılavuzundan teyit ederiz, ama yorumunu mali müşavirinizle birlikte yaparsınız.
- Küçük bir ekibiz; 7/24 çağrı merkezi sözü vermiyoruz. Gönderimin kesintisiz ayakta kalması sizin için kritikse, nöbet düzenini projeye başlamadan konuşuruz.
Sık sorulanlar
Entegratörden çıkarsak geçmiş faturalarımız ne olur?
Belgelerin saklanması mevzuatta mükellefin yükümlülüğüdür; entegratör bu hizmeti sizin adınıza verir. Sözleşme sona erdiğinde arşivin kendiliğinden size geçmesi garanti değildir, bu yüzden fesihten önce tüm belgelerin imzalı XML'i ve görüntüsü indirilip kendi ortamınıza alınır. Sözleşmenizdeki arşiv ve fesih maddelerini okumak, geçişin ilk adımıdır.
Geçiş sırasında fatura kesemez miyiz?
Planlı yapılırsa hayır. Yeni yol test ortamında uçtan uca doğrulanana kadar mevcut akış çalışmaya devam eder; devir belirli bir güne ve saate bağlanır ve o gün için geri dönüş adımı önceden yazılır. Riskli olan geçişin kendisi değil, tarihi ve geri dönüş planı olmayan geçiştir.
Mali mühür nasıl işliyor, sizde mi duruyor?
Mali mühür kuruma ait bir elektronik sertifikadır ve sizin kontrolünüzdeki donanımda kalır. Belgeyi mühürleyen işlem sizin sunucunuzda çalışır; bizde sertifikanın kopyası da parolası da bulunmaz. Bu yüzden gönderim yetkisi teknik olarak da hukuken de sizde kalır.
e-Arşiv ayrı bir kanal mı?
Evet. Alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlıysa belge e-Fatura olarak zarflanır ve doğrudan ona iletilir; kayıtlı değilse e-Arşiv olarak düzenlenir, alıcıya elektronik ortamda gönderilir ve GİB'e ayrı bir raporlama akışıyla bildirilir. Tablosu, uç noktası ve metodu ayrı olduğu için iki kanalı tek kurulum sanmak en sık görülen hatadır. Bu ayrımın atlandığı yerlerde sorun gönderim anında değil, gün sonu raporlamasında ortaya çıkar.
e-İrsaliye de aynı yapıdan mı gider?
Belge standardı aynı aileden gelir, ancak belge tipi ve akış farklıdır; irsaliyede bir de alıcı tarafından verilen kabul veya ret yanıtı vardır. Aynı altyapının üzerine kurulur ama ayrı bir çalışma kalemidir. Sevkiyat verisi ERP'de nasıl tutuluyorsa tasarım da ona göre yapılır; ambalaj, kap adedi gibi alanların nereden geleceği baştan belirlenir.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →