Başarısız ERP projesi: para gitti, sistem hâlâ çalışmıyor
Başarısız ERP projesi çoğu zaman tek bir hatadan değil, kimsenin tek başına sahiplenmediği küçük eksiklerin birikmesinden doğar. Bu sayfa, projenin nerede tıkandığını dışarıdan bakan bir gözle nasıl tespit edeceğinizi anlatıyor. Size ERP lisansı satmıyoruz; 25 yıldır kurulu sistemleri çalışır hâle getiriyoruz, o yüzden burada “doğru yazılımı seçin” tavsiyesi bulamayacaksınız.
Tanıdık geldi mi?
- Canlıya geçiş tarihi üç kez ertelendi; dördüncü tarihi artık kimse yüksek sesle söylemiyor.
- Sistem devrede ama kullanıcılar hâlâ kendi Excel dosyalarına paralel giriyor; hangi rakamın doğru olduğu belli değil.
- Danışman firma değişti; yeni ekip devraldığı noktanın ne olduğunu bilmiyor, biz de anlatamıyoruz.
- Ödemeleri yaptık, sözleşme bitti, elimizde çalışan bir şey yok.
İşin iç yüzü
Kapsam sözlü kaldı, kabul kriteri hiç yazılmadı
Projelerin çoğunda ne yapılacağı toplantılarda uzun uzun konuşulur ama neyin “tamamlanmış” sayılacağı yazıya dökülmez. Bu yüzden projenin ne zaman biteceği de belli olmaz: her canlıya geçiş denemesinde yeni bir eksik çıkar, tarih ötelenir. İlk baktığımız belgeler sözleşme eki ve kabul tutanağıdır; ikisi de yoksa proje aslında hiç tanımlanmamış, sadece harcanmıştır.
Veri göçü taşındı ama doğrulanmadı
Aktarım genelde “kayıt sayısı tuttu” denilerek kapatılır. Oysa asıl kontrol tutar bazındadır: açılış bakiyeleri, stok değeri, açık siparişler ve cari bakiyeler eski sistemle birebir tutmalıdır. Tutmuyorsa kullanıcı ilk gün sistemin rakamına güvenmez ve bir daha da güvenmez; paralel Excel tam burada doğar.
Ana veri kirliyken taşındı
Mükerrer cari kartları, birimi yanlış tanımlanmış maddeler, boş ürün grupları, eksik reçeteler — bunlar eski sistemde de vardı, kimse fark etmiyordu. Yeni sistem bunları ilk haftada yüzünüze vurur; maliyet tutmaz, raporlar saçmalar, suç yazılıma yazılır. Temizlik göç öncesinde yapılmadıysa sorun projede değil veridedir ve önce bu ikisini ayırmak gerekir.
Sahiplik boşta: anahtar kullanıcı yok, yetkiler denenmedi
Her modülün, karar verebilen bir iç sahibi olmalıdır; olmayınca danışman kendi varsayımıyla kurar ve kimse itiraz etmez. Yetkiler de çoğu kurulumda tek tek denenmez: müdür ekranında akan süreç, depo personelinin yetkisiyle kilitlenir. Tespit sırasında bunu her rol için ayrı ayrı, gerçek kullanıcı hesabıyla deneriz.
Kullanıcı kullanmıyorsa sebep tembellik değil
Direncin arkasında neredeyse her zaman üç somut sebep vardır: ekran modülün varsayılanına göre kurulmuştur ve firmanın işine benzemez; alışkanlıktaki üç adımlık iş sistemde dokuz adım sürer; sistem kullanıcıya hiçbir çıktı geri vermez, o veri girer ama sonucunu hep başkası görür. Üçü de düzeltilebilir sorunlardır ve düzeltmek, aynı eğitimi üçüncü kez tekrarlamaktan ucuzdur.
Nasıl çalışıyoruz
Önce belgeyi okuruz, insanı sonra dinleriz
Sözleşme, kapsam eki, toplantı notları, açık iş listesi ve varsa kabul tutanaklarıyla başlarız. Amaç kimin haklı olduğunu bulmak değil; neyin taahhüt edildiğini, neyin hiç konuşulmadığını ayırmaktır.
Sistemi kendi verinizle test ederiz
Açılış bakiyeleri, stok değeri, açık siparişler ve cari bakiyeler eski sistemle karşılaştırılır; sapma varsa nereden geldiği kalem kalem gösterilir. Bu adım tahminle değil sorguyla yapılır, çıktısı da rakamla verilir.
Kullanıcılarla tek tek konuşuruz
Depoda, üretimde ve muhasebede sistemi gerçekten kullanan kişilerle kısa görüşmeler yapar, Excel'e neden döndüklerini onlardan dinleriz. Yöneticiye anlatılan tablo ile sahadaki tablo çoğu zaman aynı değildir.
Üç yolu ayrıştırır, hangisinin doğru olduğunu gerekçesiyle yazarız
Ya mevcut kurulum kurtarılır, ya ERP yerinde bırakılıp eksik katman (rapor, entegrasyon, saha ekranı, ATLAS) dışarıdan kapatılır, ya da sistem gerçekten değiştirilir. Kurulum ayakta ve veri sağlamsa “hepsini değiştirin” demeyiz; değiştirmek en pahalı ve en yavaş yoldur.
Yazılı rapor teslim edilir, sahibi sizsiniz
İki haftanın sonunda bulguları, sapmaları ve üç yolun süre-maliyet karşılaştırmasını içeren bir rapor teslim ederiz. Rapor sizindir; yönetim kurulunuza, mevcut danışmanınıza veya başka bir firmaya vermenize karışmayız.
Uygulama ayrı bir karardır
Rapordan sonra işi biz yaparız diye bir şart yoktur; isterseniz mevcut danışmanınız uygular, isterseniz eksik katmanı biz kapatırız. Bu ikinci karar rapordan bağımsız verilir ve ayrıca konuşulur.
Kimler için
- Canlıya geçiş tarihi en az iki kez ertelenmiş, sebebini içeriden net göremeyen üretim ve mali işler yöneticileri
- Sistem devrede görünen ama ekipleri hâlâ Excel'e paralel giren firmalar
- Danışman firma değişikliği yaşamış, devralınan noktanın ne olduğunu kimsenin bilmediği projeler
- ERP'yi değiştirme kararının eşiğine gelmiş, bu kararı yazılım satan birinden değil tarafsız bir yerden duymak isteyen yönetimler
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- ERP lisansı satmıyoruz, hiçbir yazılımın bayisi değiliz. Bu konudaki yazıların neredeyse tamamı “doğru yazılım ortağını seçin” diye biter; buradaki rapor öyle bitmez.
- Mevcut danışman firmanızı kötülemeyiz. Teknik bulguyu yazarız, ticari anlaşmazlığınızda taraf olmayız.
- Hukuki görüş vermeyiz. Sözleşme ihlali, tazminat ve dava değerlendirmesi avukatınızın işidir; biz teknik tespiti yazarız, hukukçunuz onu dilerse delil olarak kullanır.
- Sıfırdan ERP yazmayı önermiyoruz. “Kendi ERP'nizi yazalım” teklifi bizden gelmez; ayakta duran bir kurulumu yerinden etmenin bedeli genelde kazancından büyüktür.
- Küçük bir ekibiz ve aynı anda çok sayıda tespit işine girmiyoruz. Takvimimiz doluysa bunu açıkça söyler, sizi belirsiz bir sıraya koymayız.
Sık sorulanlar
Mevcut danışman firmamızla çakışır mısınız?
Amacımız çakışmak değil, eksikleri netleştirmek. Çoğu durumda raporu mevcut danışmanınızla paylaşmanızı öneririz; eksikler yazılı hâle gelince işi en hızlı zaten onlar kapatır. Firma değiştirmenizi söylememiz için ortada teknik bir gerekçe olması gerekir, sırf bize iş çıksın diye böyle bir cümle yazmayız.
Verilerimizi görmeniz gerekir mi?
Evet, tespit ancak gerçek veriyle yapılabilir; bakiyeler ve stok değeri tahminle doğrulanmaz. Genelde okuma yetkisi olan bir kullanıcı ya da bir yedek kopya üzerinden çalışırız, canlı sisteme yazma yetkisi istemeyiz. Gizlilik sözleşmesi imzalarız ve iş bitince elimizdeki kopyayı sileriz; personel özlük ve maaş verileri kapsam dışıdır, talep etmeyiz.
Rapordan sonra sizinle çalışmak zorunda mıyız?
Hayır. Rapor ücretlidir ve bedeli uygulamadan bağımsızdır; bağımsız kalabilmesinin sebebi de budur. Bir kısım firma raporu alıp işi kendi ekibiyle veya mevcut danışmanıyla bitirir; bu bizim için normal bir sonuçtur, peşine düşmeyiz.
Durum tespiti ne kadar sürede biter?
İki hafta: ilk hafta belge ve veri incelemesi, ikinci hafta kullanıcı görüşmeleri ve rapor yazımı. Tek şirketli, tek lokasyonlu kurulumlarda daha kısa sürebilir; çok şirketli veya çok depolu yapılarda üç haftaya çıkabilir ve bunu işin başında söyleriz. Kurtarma işinin kendi süresi ayrıdır, raporda kalem kalem yazılır.
Projeyi kurtarmak mı, ERP'yi değiştirmek mi daha doğru?
Bunu veriye bakmadan söyleyen herkes tahmin yürütüyordur. Ana veri modeli işinize uyuyorsa ve açılış bakiyeleri düzeltilebilir durumdaysa kurtarmak neredeyse her zaman daha ucuz ve daha hızlıdır. Ürünün desteği fiilen bitmişse ya da üretim ve maliyet yapınız yazılımın modeline hiç oturmuyorsa değiştirmek gerekebilir; o durumda bunu da açıkça yazarız.
Henüz seçim aşamasındayız, bu sayfa bize ne verir?
Projeye başlamadan sorulmayan soruların çoğu, sonradan sorulduğunda pahalıya patlıyor. Danışman ve yazılım seçerken sormanız gereken 8 soruyu kısa bir liste hâlinde derledik; e-posta adresinizi bırakırsanız gönderiyoruz, karşılığında sizi aramıyoruz. Listede kimseyi öven ya da kötüleyen bir ifade yok; sadece cevabı yazılı alınması gereken sorular var.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →