Prim Hesaplama Programı: her ay elle yapılıyor, her ay tartışma çıkıyor
Prim hesaplama programı arayan çoğu firmanın asıl sorunu hesap değil, tanımdır. Excel tablosu bir rakam tutuyor, satışçının kendi listesi başka rakam veriyor, çeyrek kapandıktan haftalar sonra hâlâ tartışma sürüyor. Biz önce primin kuralını tek bir yazılı tanıma indiriyoruz, sonra o tanımı mevcut ERP verinizin üzerinde çalışan bir hesaba dönüştürüyoruz.
Tanıdık geldi mi?
- Prim tablosunu hazırlayan arkadaş ayrıldı; dosyayı açıyoruz ama formülün ne yaptığını kimse tam bilmiyor.
- Satışçı kendi hesabını yapıyor, bizim çıkardığımız rakam tutmuyor. Her ay aynı tartışma.
- Tahsil edilmemiş faturaya prim ödemişiz, aylar sonra fark ettik.
- Çeyrek kapanıyor, prim haftalar sonra ödeniyor; hem satış ekibi hem muhasebe bekliyor.
İşin iç yüzü
Prim ciroya mı, tahsilata mı bağlı?
Çoğu firmada bu soru sözlü olarak cevaplanmış ama hiçbir yerde yazmıyor. Kesilen faturaya prim veriliyorsa satış hızlanır; tahsilat gecikirse şirket primi ödemiş, parayı almamış olur. Hesabın tamamı bu tek cümlenin üzerine kurulur, o yüzden ilk netleştirdiğimiz şey budur.
KDV dâhil mi, iade nasıl düşülüyor?
Fatura tutarı üzerinden prim veriliyorsa KDV de prime giriyor demektir; bunu fark eden firmalar genelde geriye dönük bir düzeltme ile karşılaşıyor. Aynı şekilde iade faturaları, sonradan verilen iskontolar ve düzeltme kayıtları hangi dönemden düşülecek, çoğu yerde tanımsız. Bu kalemler tek tek kurala bağlanmadan iki çalıştırma aynı sonucu vermez.
Avans ve önceki dönemden sarkan tahsilat
Müşteri geçen çeyrekte fatura aldı, parayı bu çeyrekte ödedi; bu tahsilat hangi döneme ve kime yazılacak? Henüz faturalanmamış avansın prime girip girmeyeceği de ayrı bir karardır. Elle hazırlanan tabloların en sık kaydığı yer tam olarak bu iki başlıktır, çünkü ay sonunda kimse geriye dönüp eşleştirmeye vakit bulamaz.
Temsilci değişince eski satış kime kalıyor?
Müşteri kartındaki temsilci kodu güncellenince geçmiş satışların sahibi de değişmiş görünür; aynı dönemi iki ay arayla hesapladığınızda iki farklı sonuç çıkar. Prim, faturanın kesildiği andaki temsilciye mi yazılacak, yoksa müşterinin bugünkü temsilcisine mi? Bu tercih yapılmadan geçmişe dönük hiçbir rakam savunulabilir olmaz.
Ciro primi ile tahsilat primi aynı şey değil
Ciro primi satışı teşvik eder ama nakit akışını korumaz; tahsilat primi parayı öne alır, buna karşılık satışçıyı riskli müşteriden uzaklaştırır. Uygulamada çok firma ikisini karma kullanıyor: taban bir ciro primi, üzerine vade aşımına göre kesinti. Biz formülün mantığını sizinle birlikte kurarız; oranı siz belirlersiniz ve hiçbir müşterimizin oranını başka yerde kullanmayız, yayımlamayız.
Nasıl çalışıyoruz
Kuralı yazıya döküyoruz
Mevcut uygulamanızı satır satır konuşup tek sayfalık bir tanıma indiriyoruz: dönem, taban, KDV, iade, avans, mahsup, temsilci eşleşmesi. Bu sayfa sizce onaylanmadan tek satır kod yazmıyoruz.
Veriyi tek kaynaktan okuyoruz
Müşteri-temsilci eşleşmesi, fatura ve tahsilat hareketleri doğrudan ERP'nizden okunur; arada elle güncellenen bir Excel dosyası kalmaz. Böylece aynı dönem ne zaman çalıştırılırsa çalıştırılsın aynı sonucu verir.
Dönem penceresini kuruyoruz
Önceki dönemden sarkan tahsilatların hangi faturalarla eşleşeceği açık bir tarih aralığına bağlanır. 'Tüm geçmiş' yerine tanımlı bir pencere kullanılır; aksi hâlde rakam her çalıştırmada sessizce büyür.
Mahsup ve negatif sonuç kuralı
İade ve düzeltmeler bir temsilcinin dönemini eksiye düşürürse ne olacağı önceden karara bağlanır; yaygın tercih negatifin sıfırlanması ve borcun sonraki döneme taşınmamasıdır. Bu kural yazılı olmadığı için fazla ödenen primi geri istemek zorunda kalan firma az değil.
Mevcut raporunuzla bire bir doğruluyoruz
Ürettiğimiz rakam, bugün kullandığınız resmî raporla bire bir tutmadan teslim edilmez. Tutmuyorsa hata bizdedir: farkın hangi satırdan geldiğini bulur, düzeltir, yeniden karşılaştırırız.
Her dönem tek çalıştırma, satır satır döküm
Hesap oturduktan sonra dönem sonunda tek çalıştırma yeter; her temsilci için fatura ve tahsilat dökümü ayrı sayfada çıkar. İtiraz geldiğinde hangi faturanın hangi tahsilatla eşleştiği açıkça görülür.
Kimler için
- Prim tablosunu her ay elle hazırlayan mali işler ve muhasebe ekipleri
- Satış ekibiyle her dönem prim tartışması yaşayan satış müdürleri ve şirket sahipleri
- Prim kuralını ciro yerine tahsilata bağlamak isteyen ama nereden başlayacağını bilmeyen firmalar
- Tabloyu hazırlayan kişinin ayrılmasıyla formülü kimsenin anlamadığı hâle gelen şirketler
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Bordro ve SGK tarafına dokunmuyoruz. Primin bordroya nasıl işleneceği mali müşavirinizin alanıdır; biz yalnızca hak edişin rakamını üretiriz.
- Maaş ve özlük verisi bu sistemin kapsamı değildir. Çalışma sırasında böyle bir veriye ihtiyaç doğarsa yalnız yetkiliyle paylaşılır, iş bitince silinir.
- Prim oranını biz belirlemiyoruz. Oran, eşik ve çarpanlar şirket kararıdır; kararınızı hesaba çeviririz, 'sektörde şu oran kullanılıyor' demeyiz.
- Hazır bir prim paketi satmıyoruz. Bu, indirilip kurulan bir program değil; sizin kuralınıza göre yazılan ve sizin verinizin üzerinde çalışan bir hesaptır.
- Lisans satmıyoruz, bayi değiliz. Mevcut ERP'nizin üzerine çalışırız; bunun için yeni bir sistem almanız gerekmez.
Sık sorulanlar
Prim kuralımız çok karışık, yine de kurulabilir mi?
Karışık olması sorun değil, tanımsız olması sorundur. Kademeli oranlar, müşteri grubuna göre farklı çarpanlar, vade aşımına bağlı kesinti gibi kurallar hesaba girebilir. Şart, her kuralın hangi veriye baktığının belirlenmesidir. İlk görüşmede çıkardığımız tek sayfalık tanım tam olarak bunun için var.
Geçmiş dönemler yeniden hesaplanabilir mi?
Evet; veri ERP'de durduğu sürece geçmiş dönemler aynı kuralla yeniden çalıştırılabilir. Bunu genelde ilk doğrulama için de kullanırız: kapanmış bir çeyreği hesaplar, o dönem fiilen ödenen primle karşılaştırırız. Fark çıkarsa nereden geldiğini birlikte bakarız; geçmişe dönük bir ödeme veya mahsup kararı tamamen sizindir.
Verimizi kim görüyor?
Çalışma sizin sunucunuzda ya da sizin belirlediğiniz ortamda yürür; satış ve tahsilat verisi dışarı çıkarılmaz. Erişim işi yapan kişiyle sınırlıdır ve iş bittiğinde çalışma kopyaları silinir. Maaş, bordro gibi özlük verileri zaten kapsam dışıdır, talep etmeyiz.
Bir satışçı itiraz ederse izlenebilir mi?
Sonuç sadece toplam rakam olarak değil, o rakamı oluşturan fatura ve tahsilat satırlarıyla birlikte üretilir. İtiraz eden kişi kendi dökümünde hangi faturanın hangi tahsilatla eşleştiğini, neyin düşüldüğünü görebilir. Böylece tartışma 'senin hesabın, benim hesabım' olmaktan çıkıp tek bir listenin üzerine oturur.
ERP'miz Dynamics NAV değil, yine de çalışır mısınız?
Saha tecrübemizin büyük kısmı Microsoft Dynamics NAV / Business Central ve SQL Server tarafında. Verisi SQL Server'da duran ya da düzgün bir dışa aktarımı olan başka sistemlerde de çalışabiliriz. Önce veriye bakarız; çıkacaksa çıkar deriz, çıkmayacaksa çıkmaz deriz. Emin olmadığımız bir işe başlamayı tercih etmiyoruz.
Ne kadar sürer?
Süre kural sayısına ve verinin durumuna bağlı olduğu için baştan takvim vermiyoruz; önce verinize bakar, sonra süre konuşuruz. Uzayan kısım genelde kod yazmak değil, doğrulamadır. Rakam mevcut raporunuzla tutana kadar iş bitmiş sayılmaz.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →