e-İrsaliye geçiş zorunluluğu: kapsama girdik, sistemimiz hazır değil
e-İrsaliye geçiş zorunluluğu çoğu firmaya iki soruyla geliyor: kapsamda mıyız, sistemimiz buna hazır mı? Belge tarafı entegratörle çözülür; asıl iş, sevkiyat akışının ERP içinde belgeye doğru bağlanmasıdır. Bu sayfada kapsamı nasıl kontrol ettiğimizi, ERP tarafında neye baktığımızı ve sahada en sık patlayan yerleri anlatıyoruz. Eşik ve tarih rakamı vermiyoruz; kapsam maddelerini güncel tebliğ metninden birlikte okuyoruz.
Tanıdık geldi mi?
- Kapsama girdiğimizi öğrendik ama sistemimizin hazır olup olmadığını kimse net söyleyemiyor.
- Kamyon rampada bekliyor, belge onayı bir türlü dönmüyor; şoförü yollasak mı bekletsek mi bilemiyoruz.
- İrsaliyedeki miktarla faturadaki miktar tutmuyor, farkı ancak ay sonunda fark ediyoruz.
- Ambalaj ve koli bilgisi belgede görünmüyor, müşterinin depo kabulü bu yüzden takılıyor.
İşin iç yüzü
Kapsama üç ayrı kapıdan giriliyor
Bir firma kapsama ya ciro eşiği üzerinden, ya tebliğde sayılan sektör başlıkları üzerinden, ya da e-Fatura mükellefiyetine bağlı olarak giriyor; bir de isteğe bağlı geçiş var. Bu sayfada eşik ve tarih rakamı yazmıyoruz, çünkü tebliğ birkaç kez değişti ve internetteki eski rakamlar hâlâ dolaşıyor. Kontrolü, baktığımız gün Vergi Usul Kanunu e-Belge tebliğinin yürürlükteki metninden yapıyor, notu tarih damgasıyla veriyoruz; nihai teyit mali müşavirinizle kalıyor.
e-İrsaliye, e-Faturanın hızlı hâli değil
e-Fatura muhasebenin temposunda çalışır, e-İrsaliye rampanın temposunda: belge mal yola çıkmadan hazır olmak zorundadır ve karşı taraf kabul, ret veya kısmi kabul yanıtı döner. Araç plakası, şoför bilgisi, taşıyıcı ve sevk adresi belgenin içinde yer alır; bunlar ERP'de bir yerden gelmiyorsa her sevkiyatta elle yazılır. Kısmi kabul yanıtı da mal geri geldiğinde stok ve fatura tarafında karşılığı olan bir işlemdir, sadece bir bildirim değildir.
Miktar uyuşmazlığı belge değil süreç sorunudur
İrsaliye ile fatura miktarı tutmuyorsa sebep genelde belgenin kendisi değil, toplama işleminin sipariş satırına bağlı olmamasıdır. Depo terazi fişinden veya kâğıttan okuyup belgeye elle giriyorsa sipariş dışı ürün, miktar aşımı ve lot karışması kaçınılmaz olur. Doğru kurgu, toplanan her satırın siparişteki talep satırına bağlanması ve aşımın toplama anında reddedilmesidir; ay sonunda değil, o anda.
Ambalaj açıklaması genelde veri değil tasarım eksiğidir
"Ambalaj bilgisi belgede görünmüyor" şikâyetinde çoğu zaman veri ERP'de ve XML'de zaten vardır; eksik olan, çıktı tasarımındaki sütundur. Bilgi satır seviyesindeki nottan gelir, belgenin başındaki notlardan değil; baştaki notlar sipariş numarası, sevk adresi gibi bambaşka şeyleri taşır ve orada aramak boşa gider. Bizim yaptığımız bir düzenlemede sütun tasarıma eklendiğinde geçmiş belgelerde de görünür oldu, ERP tarafına hiç dokunulmadı.
Nakledilmiş irsaliyenin tarihi ve numarası tek bir yerde durmaz
Nakledilmiş bir irsaliyenin tarihini veya harici numarasını değiştirmek, tek tabloda bir hücre güncellemek değildir; karşılığı belge başlığı, satırlar, madde hareketleri, değer kayıtları ve depo fişleri dahil on bir ayrı yerde çıkar. En tehlikelisi depo fişinin paylaşımlı olabilmesidir: bir depo belgesi birden fazla irsaliyeyi birleştirebilir, eski numaradan eşleme yaparsanız listede olmayan komşu belgeyi de bozarsınız. Satış tarafında ayrıca harici belge numarası e-İrsaliyenin GİB kimliğini taşır, dokunmadan önce belgenin yeniden düzenlenip düzenlenmediği teyit edilir.
Nasıl çalışıyoruz
Kapsam kontrolü ve tarih notu
Mükellefiyet durumunuz, ilgili ciro yılınız ve faaliyet başlıklarınız üzerinden tebliğin yürürlükteki metnine birlikte bakarız; ayrıca müşteri ve tedarikçilerinizin kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol ederiz. Çıktı, tarih damgalı tek sayfalık bir nottur: kapsamdasınız veya değilsiniz, hangi maddeye göre.
Sevkiyat akışının haritası
Malın rampaya nasıl geldiğini, kimin tarttığını, hangi ekranın kullanıldığını ve numaranın nereden alındığını yerinde çıkarırız. Depo ile muhasebenin iki ayrı numara serisi kullandığı yerler burada ortaya çıkar; belge ile stok hareketinin ayrıştığı nokta hemen hemen her zaman budur.
Alanların belgeye bağlanması
Ambalaj ve sevk açıklaması, plaka, şoför, taşıyıcı, sevk adresi, ölçü birimi ve kilogram katsayısı gibi alanların ERP'de nereden doldurulacağını tanımlar, belgeye çıkan yolu kurarız. Amaç, sevkiyat anında hiçbir alanın elle yazılmamasıdır; elle yazılan her alan bir gün yanlış yazılır.
Tasarımın doğrulanması
Çıktı tasarımının nüshaları çoğu kurulumda ikidir ve birbirinin aynı tutulması gerekir; birini güncelleyip diğerini unutmak klasik hatadır. Değişiklikten önce yedek alır, sonra gerçek bir belgeyi dönüştürüp değerin çıktıda göründüğünü gözle doğrularız.
İstisna senaryolarının provası
Ret, kısmi kabul, iptal, iade, sevk edilemeyen mal ve kesinti anı için ne yapılacağını yazılı hâle getirir, canlıya geçmeden birer kez deneriz. Kesinti prosedüründe kimin karar verdiği, hangi belgenin kullanılacağı ve kesinti bitince kaydın nasıl tamamlanacağı ayrıca yazılır.
Devreye alma ve ilk hafta gözetimi
İlk günlerde belgeler tek tek izlenir; dönen hata kodları ve reddedilen belgeler aynı gün ele alınır. Bu haftanın sonunda depo, sevkiyat ve muhasebe aynı numarayı konuşuyorsa geçiş tamamlanmış sayılır.
Kimler için
- Günde birden fazla sevkiyat çıkaran, irsaliyeyi rampada kesen imalatçılar
- Kapsama yeni giren ve ERP'sindeki e-İrsaliye tarafı bugüne kadar hiç çalıştırılmamış firmalar
- Dynamics NAV veya Business Central kullanan, entegratörü olan ama sevkiyat tarafı elle yürüyen firmalar
- Depo ile muhasebenin ayrı numara serileri kullandığı, belge-sipariş eşleşmesinin ay sonunda kontrol edildiği yerler
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Entegratörlük yapmıyoruz, entegratör veya yazılım lisansı satmıyoruz. Mevcut entegratörünüzle çalışırız ve o taraftan komisyon almayız.
- Sizin adınıza GİB'e belge göndermeyiz. Belgeyi hazırlar, kontrol eder, hatasını gösteririz; gönderme kararı ve mali sorumluluk sizde kalır.
- Mali müşavirlik ya da hukuki görüş vermiyoruz. Tebliğ metnini birlikte okur, sistem tarafını anlatırız; kapsam teyidi mali müşavirinizindir.
- Hazır bir e-İrsaliye programı satmıyoruz. Sizin ERP'nizin içindeki akışı çalışır hâle getiriyoruz, yanına ikinci bir sistem koymuyoruz.
- Bu zorunluluğu ERP değiştirme gerekçesi olarak sunmuyoruz. Mevcut sisteminiz bu işi yapabiliyorsa yapabildiğini söyler, göç önermeyiz.
Sık sorulanlar
e-İrsaliye kesince stok otomatik düşer mi?
Hayır, bunlar iki ayrı işlemdir. Stok hareketi ERP'de irsaliyenin nakledilmesiyle oluşur; XML'in gönderilmesi belgenin elektronik karşılığıdır. Belge gitmiş ama nakil yapılmamışsa depo sayımı ile sistem tutmaz, en sık görülen ay sonu farkı budur. Muhasebe tarafı ise ayrı bir konudur; bazı kurulumlarda faturası gelmemiş irsaliye mizana hiç yazmaz, bunu sizin ayarlarınızda ölçerek söyleriz.
Matbu irsaliye tamamen kalkıyor mu?
Kapsamdaki taraflar arasında belge elektronik düzenlenir, ancak kâğıt tümüyle ortadan kalkmaz. Karşı taraf kapsamda değilse ve tebliğin tanımladığı kesinti hâllerinde kâğıt belge gündeme gelir. Bu yüzden geçiş yaparken matbu koçanı bitirip atmayın; hangi durumda kullanılacağı yazılı prosedürde yer alsın.
Özel entegratör şart mı?
Şart değil. Genel olarak üç yöntem tanımlıdır: GİB portalı, özel entegratör ve kendi bilgi işlem sisteminiz üzerinden doğrudan entegrasyon. Sevkiyat hacmi yüksek üretim firmaları için özel entegratör çoğu zaman pratik olanıdır, ama entegratör seçmek işin sadece bir parçası; ERP tarafı hazırlanmadan hiçbir yöntem sevkiyatı hızlandırmaz.
İnternet ya da GİB tarafı kesilirse sevkiyat durur mu?
Durmak zorunda değil, ama önceden yazılmış bir prosedür olmadan durur. Kimin karar vereceği, o sırada hangi belgenin kullanılacağı ve kesinti bitince kaydın nasıl tamamlanacağı önceden belirlenmelidir. Bunun provasını canlıya geçmeden bir kez yapmanızı öneriyoruz; ilk denemenin gerçek bir kesinti gününe denk gelmesi en pahalı seçenektir.
ERP'mizde e-İrsaliye hiç kullanılmadı, geçiş ne kadar sürer?
Peşinen gün sayısı vermiyoruz. Kapsam kontrolü ve akış haritası birkaç gün sürer; alanların bağlanması, tasarım ve test genellikle birkaç haftalık bir iştir. En uzun kısım teknik taraf değil, istisna senaryoları ve deponun alışkanlıklarıdır. Mevcut durumu gördükten sonra kaba bir takvim veririz, önünde değil.
Kesilmiş bir irsaliyenin tarihini veya numarasını sonradan düzeltebilir miyiz?
Teknik olarak mümkün, ama basit bir güncelleme değil. Nakledilmiş belgenin izi on bir civarında tabloda durur ve depo fişi birden fazla irsaliyeyi birleştirmiş olabilir; eski numaradan eşleme yaparsanız dokunmadığınız bir belgeyi bozarsınız. Bu tür bir düzeltmeyi yedek, önizleme raporu ve "dokunulmaması gereken belge hâlâ eski hâlinde mi" kontrolüyle yaparız. Belge GİB'e gitmişse önce yeniden düzenleme durumu teyit edilir.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →