ERP Özel Rapor Geliştirme: ERP'niz var ama istediğiniz raporu alamıyorsunuz
ERP özel rapor geliştirme, sıfırdan yazılım kurmak değil; hâlihazırda kullandığınız sistemin içindeki veriyi doğru okuyup size lazım olan tabloyu çıkarmaktır. Logo, Netsis, Mikro ya da Dynamics NAV fark etmez: veritabanı zaten dolu, eksik olan çoğu zaman veri değil, o veriyi doğru birleştiren sorgu ve raporun kabul kriteridir. Bu sayfada raporun neden çıkmadığını ve nasıl çıkardığımızı anlatıyoruz.
Tanıdık geldi mi?
- İstediğim rapor standart raporların arasında yok. Her ay aynı veriyi Excel'e alıp elle birleştiriyorum, iki gün gidiyor.
- Her küçük rapor talebi için bayiye ücretli iş emri açılıyor, cevap haftalar sonra geliyor.
- Gelen rapor ay sonu bakiyesiyle tutmuyor. Aynı ciroyu iki raporda iki farklı görüyorum, hangisine güveneceğimi bilmiyorum.
- Rapor var ama sadece ofisteki bilgisayarda açılıyor. Sahadayken ya da telefondan bakamıyorum.
İşin iç yüzü
Ekranda gördüğünüz alan veritabanında yazılı olmayabilir
Cari bakiye, stok miktarı, kalan sipariş gibi alanların çoğu birçok ERP'de kayıtlı değildir; ekran açıldığında hareketlerden anlık hesaplanır. Ham tablodan bu alanı okumaya çalışan bir sorgu ya hata verir ya boş döner, bu da "veri yok" diye yorumlanır. Doğrusu alanı çekmek değil, hareket tablolarından yeniden hesaplamaktır; rapor genelde tam bu noktada tıkanır.
İki tabloyu yanlış birleştirmek satırları çoğaltır
Fatura başlığını satırlarıyla, ya da faturayı tahsilatıyla birleştirdiğinizde bir tarafta birden fazla eşleşme varsa aynı tutar defalarca toplanır. Sonuç makul göründüğü için kimse şüphelenmez; hata ancak mizanla karşılaştırınca ortaya çıkar. Bu yüzden birleştirmeden önceki ve sonraki satır sayısını ve toplamı karşılaştırmak, rapor yazarken atlanmaması gereken bir kontroldür.
Açık dönem ile kapanmış dönem aynı raporda karışır
Devir kayıtları, yılsonu kapanış fişleri ve düzeltme kayıtları normal hareketlerle aynı tabloda durur. Filtrelemezseniz devir tutarı ciroya eklenir, filtrelerseniz açılış bakiyesi kaybolur. Hangisinin doğru olduğu raporun amacına göre değişir, bu yüzden karar en başta yazılı olarak verilir.
Tarih alanı bir tane değildir
Aynı belgede belge tarihi, muhasebeye nakil tarihi, vade tarihi ve irsaliye tarihi ayrı ayrı durur. Rapor farklı tarih alanıyla çalıştırıldığında iki farklı sonuç verir ve ikisi de teknik olarak doğrudur. "Rapor tutmuyor" denen durumların önemli bir kısmı hata değil, iki tarafın farklı tarih alanına bakmasıdır.
Nasıl çalışıyoruz
Rapor talebini yazıya döküyoruz
Raporun hangi soruyu cevapladığını tek cümleyle yazıyoruz; sonra bir satırın neyi temsil ettiğini, hangi tarih alanının kullanılacağını, para biriminin ve KDV'nin dahil olup olmadığını, iptal ve iade kayıtlarının sayılıp sayılmayacağını netleştiriyoruz. Sonradan çıkan itirazların çoğu bu listede eksik kalmış bir maddeden doğuyor.
Kaynak tabloları buluyor ve köprülüyoruz
Ekranda gördüğünüz her alanın hangi tabloda durduğunu ve hangi anahtarla bağlandığını tek tek çıkarıyoruz. Çalışma test veritabanı veya salt okunur bir kopya üzerinde yürüyor; canlı sisteme yazma yapılmıyor.
Aynı sayıyı iki bağımsız yoldan üretiyoruz
Bir rakamı hem hareket tablolarından toplayarak hem de muhasebe tarafından hesaplıyoruz. İki sonuç tutuyorsa devam ediyoruz; tutmuyorsa fark hangi belgeden geliyor diye satır satır aşağı iniyoruz. Bu adım rapor süresinin çoğunu alır ama raporun güvenilir olmasının tek yolu budur.
Kabul kriterini mevcut resmî bir rapora bağlıyoruz
Rapor bitti sayılmadan önce sizin zaten kullandığınız bir belgeyle karşılaştırıyoruz: mizan, KDV beyanı ya da ERP'nin kendi standart raporu. Fark varsa açıklanana kadar rapor teslim edilmiyor; "yaklaşık tutuyor" bizde kabul değil.
Teslim biçimini işin yapılış şekline göre seçiyoruz
Rapor Excel dosyası, PDF, her sabah otomatik giden e-posta, telefonda açılan basit bir web sayfası ya da mesajla soru-cevap olarak verilebilir. ATLAS tarafında çalıştığımızda kullanıcı yeni bir ekran öğrenmeden WhatsApp'tan soruyor, cevabı orada alıyor; kimse alışkanlığını değiştirmek zorunda kalmıyor.
Bir dönem birlikte çalıştırıp yazılı devrediyoruz
İlk ayı veya çeyreği sizin yanınızda çalıştırıyoruz, sapma çıkarsa düzeltiyoruz. Sorgunun kendisini, nasıl çalıştırıldığını ve hangi varsayımlarla yazıldığını yazılı bırakıyoruz; bu belgeyle rapora sizin ekibiniz de, bayiniz de sonradan müdahale edebilir.
Kimler için
- ERP'si düzgün çalışan ama yönetim raporunu her ay Excel'de elle birleştiren mali işler ve muhasebe ekipleri
- Maliyet, fire, stok devir hızı, iş merkezi verimi gibi sayıları üretimin içinden takip etmek isteyen imalatçılar
- Her rapor talebi için bayiden ayrı teklif almak zorunda kalan, küçük değişiklikte bile kuyrukta bekleyen firmalar
- Panosu ya da Power BI ekranı olan ama arkadaki rakamlara güvenmediği için kararı hâlâ Excel'e göre veren yöneticiler
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- ERP'nizin çekirdeğine dokunmuyoruz. Standart tabloları ve formları değiştirmiyoruz; yaptığımız iş veriyi okumaktır, sisteme yazmak değil.
- Güncelleme yolunuzu kapatmıyoruz. Sürüm yükseltmesinde sizi kilitleyecek özelleştirme yapmıyoruz; rapor bozulursa düzelten tarafız, ama ERP'nizi ilerletemez hâle getirmiyoruz.
- Veriyi dışarı taşımıyoruz. Rapor sizin sunucunuzda çalışır; veritabanınızın kopyasını bizde tutmuyor, dışarıdaki bir servise aktarmıyoruz.
- Lisans satmıyoruz, bayi değiliz. ERP lisansı, modül ya da kullanıcı satışımız yok; mevcut sisteminizi çalıştırıyoruz.
- Doğrulayamayacağımız raporu teslim etmiyoruz. Karşılaştırılacak resmî bir kaynak yoksa bunu baştan söylüyoruz; kaynağı belirsiz elle tutulan listeleri tek doğruluk kaynağı saymıyoruz.
Sık sorulanlar
Bu raporu bayimiz de yapabilir mi?
Çoğu zaman yapabilir ve ilk sorulacak yer de orasıdır. Bize gelen talepler genelde ya kuyrukta beklediği ya da rapor birden fazla modülü kesip işin kendisini bilmeyi gerektirdiği için geliyor. Bayinizle çalışmanıza engel olmuyoruz; yazdığımız sorguyu ve varsayımları size yazılı veriyoruz, isterseniz onlar devam ettirir.
ERP güncellenince rapor bozulur mu?
Ana sürüm geçişlerinde tablo ve alan yapısı değişebilir, o zaman rapor bakım ister. Standart alanların üzerinden okuduğumuz için ara güncellemelerin çoğunda bir şey olmaz. Riski asıl azaltan şey raporun yazılı olmasıdır: hangi tablodan ne okunduğu belliyse düzeltme kısa bir iştir, sıfırdan yazma gerekmez.
Raporun doğru olduğunu nasıl anlarız?
Kabul kriterini işin başında birlikte belirliyoruz: rapor, sizin zaten kullandığınız resmî bir belgeyle bire bir tutacak. Ayrıca aynı rakamı birbirinden bağımsız iki yoldan üretiyoruz. İkisi tutmuyorsa sebebi bulunana kadar rapor teslim edilmiyor; farkı size açıklamadan "tamam" demiyoruz.
Hangi ERP'lerle çalışıyorsunuz?
En derin saha tecrübemiz Microsoft Dynamics NAV ve Business Central ile SQL Server tarafında; üretim, maliyet, stok ve e-dönüşüm konularını bu sistemlerde yıllardır çalışıyoruz. Veritabanı SQL Server olan Logo, Netsis, Mikro gibi sistemlerde de rapor çıkarıyoruz. Bu ürünlerin bayisi değiliz; bir sistemin iç yapısını sıfırdan öğrenmemiz gerekiyorsa bunu baştan söylüyoruz.
Ne kadar sürer?
Tek konulu bir rapor genelde birkaç gün, birden fazla modülü kesen raporlar (maliyet, prim, cari yaşlandırma) hafta ölçeğinde sürüyor. Süreyi uzatan şey sorguyu yazmak değil, tanımı netleştirmek ve doğrulamadır. Talebi ilk görüşmede yazıya döktüğümüzde süre de netleşir; belirsiz bir tahmin vermeyiz.
Küçük bir ekipsiniz, işin sürekliliği ne olacak?
Küçük ve butik bir ekibiz, bunu gizlemiyoruz; 25 yıllık yazılım ve ERP birikimiyle çalışıyoruz. Avantajı, işi yapan kişiyle doğrudan konuşmanız ve araya katman girmemesi. Sürekliliği yazılı devirle güvenceye alıyoruz: sorgu, çalıştırma yöntemi ve varsayımlar sizde kalır, biz olmadan da çalıştırılabilir.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →